Fonction : Secrétaire médicale
Fiche Métier : Code Rome M1609 - Secrétariat et assistanat médical ou médico-social.
Liaisons hiérarchiques : Direction, Coordonnateur Général des Soins, Cadre de pôle, Cadre, du CH BUËCH DURANCE
Pourcentage temps de travail : 40%
Horaires de travail en cycle fixe de journée

DÉFINITION

Le/la secrétaire médicale accueille et renseigne les patients, planifie les activités (agenda des consultations, admission, ...) et assure le suivi
administratif (dossiers médicaux, convocations, ...) du service.

PRÉSENTATION DU SERVICE
PÔLE PERSONNES ÂGEES HANDICAP

UNITE MAS SOLEIL ÂME UNITE FAM Les 4 Saisons UNITE CHABRE UNITE BUËCH
20 lits 1 place accueil de jour 20 lits 50 lits EHPAD
15 lits de Gérontopsychiatrie

25 lits EHPAD
25 lits USLD

L’unité de gérontopsychiatrie du Chabre
Le service de gérontopsychiatrie accueille en hospitalisation libre, une population de personnes âgées de plus de 65 ans, pour un court séjour
d’une DMS 30 jours, relevant des indications suivantes : Patients souffrants d’une morbidité psychiatrique ancienne ou récente, de
dépression, de troubles d’allure psychiatrique, de troubles psycho-comportementaux, d’état Confusionnel aigu (ECA).
L’unité Chabre accueille donc des personnes âgées fragiles, dépendantes, ce qui implique une lourde charge en soins, une compétence
technique et relationnelle très importante envers les patients, leurs familles ou proches, dans le cadre du projet de vie et de soins.
Possibilités de remplacement ponctuels sur les EHPAD et l’USLD.

MISSIONS GÉNÉRALES

Dans le cadre du projet médical et du projet de service de soin, la (le) secrétaire médical(e) assure l'accueil physique et téléphonique de
familles, patients et partenaires.
Elle (il) gère l’accueil téléphonique et ventile les appels dans le service.
Elle (il) est référent(e) d'une ou plusieurs unités de soin pour la gestion et le suivi des dossiers.
Elle (il) doit polyvalent(e) pendant l'absence d'un(e) autre membre de l'équipe de secrétaires.
Elle (il) assure la prise note et la rédaction de compte rendu de réunion.
Elle (il) contribue à la gestion des dossiers patients et à la délivrance de renseignements d'ordre généraux aux partenaires, patient et à
leur famille.

OBSERVATIONS

La spécificité de ce service est la nécessité d’une expertise basée sur un socle commun de connaissances gériatriques et psychiatriques. La
prise en charge de proximité, et le travail en réseau sont un enjeu pour le maintien d’un parcours de soin sans rupture (gériatrie-psychiatrie-
structures médicosociales).
Les congés annuels sont organisés entre les secrétaires médicales pour assurer la continuité de l’accueil du Pôle PAH
Ce poste s’inscrit dans un groupe de secrétaires médicales et AMA du Pôle PAH.
ACTIVITÉS PRINCIPALES

?
? Accueil et prise en charge des personnes (agents,
patients, usagers, etc.)
? Ouverture des dossiers d’entrée/vérification identité
patient
? Gestion du planning d’occupation des bureaux
? Gestion des appels téléphoniques des usagers,
partenaires, autres unités.
? Transmission des informations recueillies et messages
aux professionnels concernés.
? Prise de rendez-vous et gestion des agendas, rappel
des rendez-vous.

? Vérification des informations administratives concernant
le patient dans le cadre de l'identito-vigilance.
? Contrôle de la confidentialité et de la sécurité des
informations.
? Tenue à jour du dossier patient
? Saisie, mise à jour et / ou sauvegarde de données,
d'informations, de tableaux.
? Élaboration et mise en place de mesures correctives.
? Formation de personnes aux techniques et procédures
de son domaine, et à leur application.

? Gestion et traitement des données et informations
(recherche, recueil, analyse, priorisation, diffusion,
classement, suivi).
? Recensement et enregistrement des données et des
informations.
? Archivage et gestion administrative.
? Rédaction des comptes rendus relatifs aux
observations, aux entretiens et aux interventions.
? Contrôle de la cohérence des données et informations
spécifiques : Certificats médicaux légaux, CRH
? Conception et rédaction de documents relatifs à son
domaine d'activité.
?

SAVOIRS SAVOIR-FAIRE/SAVOIR-FAIRE RELATIONNEL REQUIS

Communication
Planification des activités
Droit des patients, textes règlementaires régissant les modes d’hospitalisation
Bureautique
Codage des actes
Organisation et fonctionnement interne de l'établissement
Réglementation des archives
Secrétariat
Vocabulaire médical
Discrétion professionnelle
Accueillir, renseigner et orienter des personnes, des groupes, publics : accueil physique, accueil téléphonique
Capacité d’écoute
Analyser et optimiser un / des processus.
Évaluer la pertinence / la véracité des données, et / ou informations.
Identifier / analyser des erreurs de gestion (codage, facturation, etc.), en rechercher les causes, définir les moyens d'y pallier.
Identifier, analyser, prioriser et synthétiser les informations relevant de son domaine d'activité professionnel.
Organiser et classer des données, des informations, des documents de diverses natures.
Traiter et résoudre des situations agressives ou conflictuelles.
Transférer un savoir-faire, une pratique professionnelle.
Utiliser les outils bureautique / TIC.

RELATIONS PROFESSIONNELLES LES PLUS FRÉQUENTES

Relations hiérarchiques :
Coordonnateur Général des Soins : François GIRAUD-ROCHON
Cadre supérieur du pôle personne âgées : Myriam AVENA
Cadre de santé Le Chabre : Mickael CHOURAKI
Médecin Chef de Pôle : Dr OUMEDJBEUR
Relations professionnelles
Usagers
Familles pour la coordination des prises en charge.
Autres professionnels de l’établissement.
Autres professionnels des secteurs sanitaires, sociaux, médico-sociaux.
Bureau des entrées pour la mise en cohérence des données administratives relatives aux patients.
Equipe médicale et soignante pour l'organisation du circuit des patients.
Equipes pluridisciplinaires des établissements ou des associations, autres travailleurs sociaux, justice, organismes administratifs pour
l'accompagnement coordonné des prises en charge des patients et des familles.
Famille pour l'accueil des personnes prises charge.
Médecins hospitaliers et médecins de ville.
Organismes d'assurance maladie, mutuelles, sociaux.
Services médico-techniques de l'établissement pour la réalisation d'examens complémentaires
DIPLÔMES REQUIS ET CONDITIONS PARTICULIÈRES

AMA assistante médico administrative.
Ou expérience secrétariat exigée.
Permis B