secrétaire-instructeur service vieillesse handicap (F/H)

Domaine d'activité : Solidarité, social

vous assurez l’accueil et le secrétariat du service ainsi que l’instruction des dossiers de demandes de subventions.

Filière : filière administrative

Cadre d'emploi : adjoints administratifs territoriaux

Catégorie statutaire : C

Type d'emploi : remplacement

Localisation : Digne les Bains

Description du poste

Détail des missions

Assurer l’accueil et le secrétariat du service,

assumer la mission de référent « qualité » du service et de correspondant « archives »,

assurer la gestion administrative des aides individuelles supplémentaires,

assurer l’instruction des dossiers de demande de subventions.

Activités

Réception, filtre et analyse des appels téléphoniques et transmission des messages,

secrétariat de la cellule de recueil d’informations préoccupantes pour personnes vulnérables (CIPPAV),

suivi de la messagerie « bientraitance »,

rédaction et dactylographie,

gestion du courrier du service départ et arrivé (enregistrement et suivi des réponses) et suivi des parapheurs internes,

organisation des agendas et prise de rendez-vous,

suivi des plannings et saisie/vérification des absences des agents du service (congés, RTT, etc.),

gestion des déplacements du chef de service (réservations, état de frais, etc.),

préparation et suivi des dossiers (réunion, rendez-vous, etc.),

classement et archivage des documents,

gestion des fournitures du service,

création et mise à jour de divers tableaux de suivi,

mise en œuvre, en tant que titulaire, des activités et des procédures de la démarche qualité dans le respect des engagements pris par la collectivité (gestion du tableau de suivi des messages téléphoniques et des demandes de rendez-vous, gestion des statistiques mensuelles, etc.),

gestion des rapports session Assemblée départementale / Commission permanente (centralisation et saisie des projets de rapports, délibérations etc.),

instruction des demandes d’aides individuelles supplémentaires,

instruction des dossiers de demande de subventions des organismes PA/PH,

suivi des relations avec la direction des solidarités, l’agence régionale de santé (ARS) et l’ensemble des partenaires,

Environnement de travail

Relations et contacts avec les partenaires (directeurs d’établissements et de services sociaux et médico-sociaux, ARS, etc.), les élus, les autres services de la collectivité, le Cabinet du Président, etc.

Profil recherché

Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, messagerie interne,

connaître les logiciels GED, Solis, Sedit,

faire preuve de capacités rédactionnelles et organisationnelles,

disposer de réelles qualités relationnelles : communication aisée avec tout type d’interlocuteur, gestion des tensions interpersonnelles et du stress,

être en capacité de rendre compte, d’informer, de proposer et de prendre des initiatives dans le respect des consignes,

faire preuve de rigueur et de discrétion,

connaître les procédures liées à la démarche qualité de la collectivité et en respecter les engagements.

Rémunération

Remuneration

à partir de 1759 euros nets mensuels

titres restaurant

Observations complémentaires

Rattachement hiérarchique

Le chef du service vieillesse-handicap.

Nature du poste

Remplacement à temps complet.

Résidence administrative : Digne-les-Bains.

Contexte d’exercice

 Disponibilité.